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幹事として大人数が参加する宴会を切り盛りするのはとても大変です。いろいろなことに気を配り、スムーズに事を進めるのは至難の業でしょう。宴会の準備では誰に声をかけるのかを決定し、日程調整と参加人数の把握、そしてお店選びに頭を悩ませ、会費設定と徴収を行います。当日の運営では司会進行や注文のサポートに至るまで、やることが盛り沢山です。ただやみくもに準備を進めていくと思わぬ失敗やミスが出てくる可能性もあります。そうならないためにもポイントを押さえて、上手に幹事の役割をこなせるようになりましょう。
宴会の幹事は大変ですが、仕事に結びつく調整力やコミュニケーション力などの能力をアップさせることにもつながります。もし、幹事を任されたのであれば、せっかくなのでスマートに幹事をこなして、参加者だけでなく、あなた自身も満足できる宴会を目指しましょう。ここでは大人数の宴会を開く時のポイントをご紹介します。
まず日程を決めます。大人数となると日程決めが難航する可能性が高いので、幹事になったら素早く取り掛かりましょう。最初に主役となる人や、上司や管理職といった宴会に欠かせない人たちの日程を確認していきましょう。できれば3〜4つの日程候補を挙げておき、参加対象者全員に連絡をして都合のよい日を聞いていきましょう。最近は「日程調整ツール」を使って確認を取る企業も多いようです。また、全員に連絡する際には必ず回答期限も設けて連絡するようにしましょう。あとは一番参加できる人が多い日に宴会日を確定するだけです。宴会の1ヶ月前には日にちを確定して参加者へ連絡しておけるようにしましょう。
日にちと大体の参加人数がわかれば、次はお店を決めます。このお店決めも大人数の宴会となると考慮すべきポイントが沢山あるので、時間に余裕をもって探し始めましょう。また、手当たり次第お店を探すのではなく、主役の好みに合うメニューがあるかどうかという点で絞っていくと選択肢を絞れます。ただし、料理や飲み物の内容があまりにも偏っていると、大人数での宴会が台無しになってしまいます。参加者全員が何かしら食べたり飲んだりできるように、メニューの種類が多いお店を選ぶことが大切です。そして、最も重要なのが、参加者全員が入る席数があり、また大人数の宴会にきちんと対応できるかどうかなど、お店のキャパシティーをしっかり確認しておくことです。広さは十分でも料理や飲み物が出てくるのに時間がかかるようだと宴会もしらけてしまいます。
日程調整の段階で、エクセルなどを使って参加対象者のリストを作成しておくことをおすすめします。参加の可否、当日の出欠、会費、また何か注意するべき点などを書き込めるように備考欄もあると便利でしょう。この1枚があると諸々の管理ももちろんですが、上司に誰かの出欠を確認された際もすぐに答えることができます。
参加者がまとまったらメーリングリストを作成するなど、一度に参加者全員へ連絡できる手段を作っておくと大変便利です。仕事上でLINEやメッセンジャーなどを活用している場合は、そこでグループを作るのもおすすめです。お店情報や日時、会費などを知らせる際にも使えますし、当日までに何か変更事項があった場合や日にちが近くなってきてからのリマインドにも使えて役立ちます。
宴会では多くの人が出入りし、さらにお酒も入る中、その場で幹事が全員から集金するのはとても難しいでしょう。また、宴会当日は最初から最後まで幹事は気が休まるときがないほど忙しいはずです。そこで、当日やるべきことをできるだけ減らすためにも会費は前もって集めるようにしましょう。そのためにもお店を決める際、飲み放題付きのコース料理にするなど、あらかじめ予算を確定できる内容にしておくことが肝心です。
もし自分が行ったことのないお店を選んだ場合は、一度下見に行っておきましょう。インターネット上の情報だけを鵜呑みにして宴会当日を迎えてから「思っていた感じと違った」と後悔してもどうすることもできません。お店の雰囲気、料理や飲み物の確認もさることながら、実際に自分が足を運んでおくことで、参加者からお店のことを聞かれても自信をもって答えることができます。また、宴会の席で出し物などをする際など、自分の目でお店の中をちゃんと確認して、お店の人と直接会って話をしておくと安心です。
このように幹事には事前の準備だけでも大変な仕事量がありますが、宴会本番ではどうしても一人では対応しきれない場面が出てきて、スムーズな進行に支障をきたす場合があります。そのためにも当日いろいろな手助けをしてくれるサポート役を前もって見つけておきましょう。受付や乾杯の準備など、数名に事前にお願いしておくとスムーズに事が運びます。また、お願いされる方も、ちょっとした役割を与えてもらうとより活き活きしたり、チームとしての一体感が生まれたりしてよい効果をもたらします。
大勢で宴会をする際のポイントを踏まえてスムーズな宴会を成功させることで、全員が楽しめる宴会を開催してください。そして、最終的には自分も楽しみながら参加者から感謝される幹事を目指しましょう！
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