宴会の案内方法や案内状の書き方
宴会の幹事にとって、宴会に多くの参加者を集めることはお店選びと同じくらい重要な仕事です。
一定のビジネスマナーを守りながらも、参加者が宴会に参加しやすくなる案内状・案内メールを書くためのヒントをご紹介します。
社内など近い人への案内方法
対象人数がさほど多くない場合、紙による「回覧」という方法を取ることもできますが、職場の場合、最近では社内メールなどを使って一斉に案内を送ることのほうが多いかと思います。
社内や仲間内などに宛てる際には、案内状メールを一斉送信しても構いません。ただし相手の年齢層や役職に幅がある場合には、できるだけ目上の人に宛てることを想定した文章にしておくと間違いがないでしょう。
社外など遠い人への案内方法
取引先など社外の人にメールで案内状を出す際には、できるだけ一斉送信ではなく個別に送るのがマナーです。メールであっても用件のみを書くのではなく、挨拶をはじめ丁寧な文章を心がけましょう。
また、宴会の会場が職場でよく利用しているお店である場合でも、社外の人や生活圏が少し離れた場所にある人に対しては、必ず場所についてのわかりやすい情報を付けましょう。
案内状の書き方
件名など見出しの部分には必ず、何を目的とした宴会なのか(歓送迎会、忘年会など)がわかるように書きます。
このように開催予定日の日付なども明記すると、より配慮の行き届いた案内になります。
件名：サマーキャンペーン打ち上げ会(＊月＊日)のご案内
本文の冒頭には必ず差し出す相手の名前、または所属などを記し、挨拶を一言添えましょう。そのあとで案内を伝える文章に移ります。
以下は社内宛ての案内文の例です。
『営業部各位
お疲れ様です。管理営業課の○○です。
先日のキャンペーンにおいては、無事目標の数字が達成でき、皆様も一息つかれているところと存じます。
つきましてはこの度、打ち上げと慰労を兼ねての宴席を設けることとなりました。
以下に詳細を記載いたします。
～詳細 ※次項にて解説～
諸事ご多忙中とは存じますが、ぜひご参加をお待ちしております。』
同じ宴会でも、社外や少し離れた人への案内文はお礼なども含めた以下の文例がおすすめです。
『株式会社○○
販売企画部 部長 ○○ 様
平素より大変お世話になっております。
○○社営業部管理営業課の○○と申します。
先日のサマーキャンペーンの折には、御社並びに○○様には多大なるご尽力をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。
つきましてはこの度、キャンペーンの打ち上げと慰労を兼ねての宴席を企画いたしました。
以下に詳細を記載いたします。
～詳細 ※次項にて解説～
諸事ご多忙中とは存じますが、ぜひご参加をお待ちしております。
出欠のお返事は○月×日まで担当・○○宛てにお知らせくださいますよう、お願い申し上げます。』
いずれも、結びには必ず自分の所属と名前を入れます。
案内状に含める情報
案内文に必ず含めるべき情報には、以下のようなものがあります。
・開催日時
・場所(住所・アクセス・お店連絡先などできるだけ詳細に)
・会費と支払い方法
・出欠の返信方法と締切期日
・幹事の連絡先(携帯電話番号など)
この他にも、万が一キャンセルになった場合の会費の扱いなども決めておくと、無用なトラブルを防ぐことができるでしょう。以下が詳細部分の例文です。
日時 ○月○日(金) 午後△時△分～
場所 【会場名】【会場の住所＆アクセス方法】【会場の電話番号】
会費 ＊＊＊円 ※当日会場入り口にて幹事にお支払いください・お釣りがないように用意ください、等
出欠の返信は○月×日までに幹事までお送りください。当日キャンセルの場合は会費をお支払いいただくことになります。どうぞご了承ください。
当日の連絡先 (携帯番号等)
案内状を書く際の注意点
・案内状を出すタイミングについて
あまり早いと予定が立たず放置され、そのまま返信を忘れられてしまう可能性があります。もちろん、あまり間近になってからというのも良くありませんので、一般的には一ヶ月から二週間前までが目安と考えると良いでしょう。
参加予定者の希望日を聞いて開催日を決める場合は、少なくとも開催予定時期の一ヶ月前までには都合を伺うようにし、一週間以内での返信をお願いするようにします。あらかじめいくつか用意した候補日から選んでもらうようにすると、相手方も返信しやすくなります。最近では出欠確認アプリのようなものもありますので、そのようなツールを活用するのも良いでしょう。
・出欠の返事を確実にもらう
印刷物で案内状を出す場合には、返信の締切を太字や大きめのフォントで表記するなどして、注意を引くような書き方にしましょう。メールでのやり取りになる場合は、件名に【要返信】などと入れるようにして、他のメールに埋もれて読み流されないようにします。それでもどうしても返事の集まりが悪い時には、締切数日前に確認のメールを送ると良いでしょう。
案内から締切までの期間は、あまり長くし過ぎないほうが返信忘れを防げます。
・できるだけ多くの出席者を集めるために
せっかくの宴会ですから、できるだけ大人数で賑やかに楽しみたいですよね。
会場の様子や雰囲気、お料理の内容、アクセスの利便性など、より具体的な情報を案内文に含めることで、より参加したいという気持ちを掘り起こすことができるかもしれません。
例えば、場所や会費の欄にこのような一文を付け加えてみてはいかがでしょうか。
●場所：駅前の人気店です。個室の掘りごたつ席で、ゆったりのびのび楽しみましょう！
●会費：2時間飲み放題付・鍋と串焼きをメインとしたコースを予定しています。
また、メールで案内を行う場合は、お店のホームページへのリンクなどを付記しても良いでしょう。
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