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こんにちは！鳥メロ編集部です！
飲み会幹事を任されたものの、失敗することが怖くてやりたくないと感じる方も多いのではないでしょうか。
幹事はやることが多くて大変と思われがちですが、一つひとつクリアしていけば飲み会を成功に繋げられます。
本記事では決起会から女子会まで幅広くご利用いただいている鳥メロ編集部が、飲み会の幹事がやることをご紹介します。
【この記事でわかること】
事前準備から翌日以降まで網羅的に解説するので、本記事を読めば飲み会の幹事も怖くありません！
飲み会の幹事を任されて不安な方は、ぜひ参考にしてみてください。
飲み会の幹事は会社によって順番制や主催者が行うこともありますが、基本的には部下や後輩が行います。
新人が飲み会の幹事を任されるのはパワハラではなく、仕事に役立つ以下のような総合的な能力を養うことができるからです。
試行錯誤しながら段取りをすることで、クライアントとの商談や会議の準備なども円滑に行えるようになるでしょう。
また皆がやりたくないと感じることを率先して行うことで、今後の仕事が進めやすくなり、他の人から頼られやすくなることもあります。
飲み会の幹事の経験は自身のスキルアップや仕事の円滑化にも繋がるので、進められるのでポジティブに捉えることが大切です。
飲み会の幹事がやることリストを、以下にまとめました。
各タイミングでやるべきことを整理しておくと、スムーズに飲み会の幹事を進行できるのでぜひ参考にしてみてください。 以下では飲み会の幹事がやることを、詳しく紹介していきます。
| ▼段階別の詳細を知りたい方はこちら |
飲み会の幹事が行うべき事前準備は、次の通りです。
上記の順番で準備を進めれば漏れなく飲み会を設定できるので、ぜひ参考にしてください。
まずは候補日を複数挙げて日程を調整し、参加者を確定させましょう。
【日程調整のポイント】
主役や管理職がいる場合は優先的に日程を確認し、候補日を3～4日程度に絞りましょう。
参加者からの返答が遅れると準備が滞るので、締め切り日を設定することが大切です。
以下のツールを使うとスムーズに日程調整ができるので、ぜひ参考にしてみてください。
LINEの日程調整機能以外は、ツールを通して発行したURLをメールで共有する必要があります。
以下の歓迎会を想定した場合の例文を、ぜひご活用ください。
| To：自分 Bcc：参加者 件名：【業務外】歓迎会の日程調整のお願い（回答期限：◯月◯日）皆さま ※このメールは、対象者の方にbccでお送りしていますお疲れ様です。〇〇部の〇〇です。 〇〇さんの歓迎会を開催する予定となりましたので、日程調整のご協力をお願いします。つきましては、下記のツールにアクセスいただき、候補日の中からご都合のいい日を選択してください。URL: [調整ツールのリンク] 回答期限は**●月●日**までとなっておりますので、ご確認のほどよろしくお願いします。 アレルギーや苦手な食材がございましたら、別途ご連絡ください。 何卒、よろしくお願いいたします。 |
回答期限は一週間を目安に設定し、集まりが悪い場合は回答締め切り前に何度かリマインドをしましょう。
メールの段階でアレルギーについて触れておくと、お店選びがスムーズになります。
日程と参加者が確定したら予算に合わせて、以下のポイントを踏まえたお店選びを行いましょう。
人数が多い場合は食事の際に不便にならないよう、座席の広さを確認することが大切です。
また会費の算出をスムーズにするためにも、コース料理や飲み放題など定額のプランがあるお店を選びましょう。
飲み会の予算は基本的には5,000円を目安にすると高すぎず、内容が充実したコースを選びやすい傾向があります。
鳥メロは豊富な種類の飲み放題があり、宴会コースは3,000円（税込）からご用意しているのでコスパも抜群です。
【鳥メロの特徴】
飲み放題はソフトドリンクやノンアルコールカクテルも充実しており、お酒を飲まない方でもお楽しみいただけます。
個室の利用や貸切も可能なので、大人数の飲み会など様々なシーンに対応することが可能です。
お店の候補を絞ったら下見をして、以下のポイントをチェックしておくと安心です。
グルメサイトなど写真だけではお店の広さを確認しづらいので、人数に対してゆとりがあるかを確認しておきましょう。
あまり騒がしいと話しづらい場合もあるため、客層を含めた店の雰囲気も確かめておくことが成功のポイントです。
下見でお店を確定したら、早めに予約を行いましょう。
特にこれからの宴会シーズンは予約が埋まりやすいので、1ヶ月前までにはお店を確保しておくと安心です。
予約したお店やコースから会費を算出し、メールなどで参加者に周知しましょう。
【会費を算出する際の注意点】
役職に応じた傾斜配分の目安を、先輩などに確認しながら予算を設定することが大切です。
会費を事前に徴収する場合は、送金ツールなどを活用してスムーズに支払いができるようにしておきましょう。
会費に大きく影響するため、飲み会の3～5日前にリマインドメールを送り、人数に変更がないか確認することをおすすめします。
飲み会で使えるメールの例文を、以下のケース別にまとめました。
コピペをして利用できるので、ぜひ参考にしてみてください。
| 【詳細の周知と同時に会費徴収を行う場合】
To：自分 本文： 皆さま ※このメールは対象者の方にBccでお送りしています お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。 以下、当日の詳細をご案内いたします。 【歓迎会詳細】 【ご依頼】
【キャンセル規定】 何かご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。皆さまのご参加をお待ちしております！ |
| 【リマインドを行う場合】
To：自分 皆さま お疲れさまです。◯◯部の◯◯です。 《歓迎会概要》
なお、万が一ご都合が悪くなられた場合は、◯月◯日までに幹事の◯◯までご連絡ください。 お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。 |
参加者の確認漏れがないよう、詳細ごとに項目分けをして簡潔にまとめるようにしましょう。
大人数の飲み会の場合は以下のポイントを踏まえて、事前に席順を決めておくと当日スムーズに座れます。
基本的に管理職や主役がいる場合は、入り口から遠い奥の席に配置します。
また、喫煙可能な店の場合、お互いが気持ち良く過ごせるように喫煙者・非喫煙者で分けることもおすすめです。
飲み会の当日に幹事がやるべきことを、以下にまとめました。
参加者が楽しめているか気を配りつつ、飲み会を進行するようにしましょう。
飲み会の当日は予約時間の15分前までにはお店に到着し、参加者の出欠やコースの確認を行いましょう。
人数が多い場合は参加者をまとめた一覧表を作り、照らし合わせながら出欠を確認するとスムーズです。
時間通りに人数が集まらなければ個別で連絡を取って、欠席か遅刻かを確認しましょう。
席順が決まっている場合は、座席への案内も同時に行うと円滑に進行できます。
参加者がある程度揃ったら、全員分のファーストドリンクを注文しておきましょう。
先に注文しておけば挨拶の後にドリンクが到着せず、乾杯ができないという事態も起こりません。
ビールやレモンサワーなど注文する人が多い飲み物から先に確認していくと、効率的に注文できます。
参加者が多い場合は特にドリンクの到着にも時間がかかるので、先んじて注文するように心がけましょう。
飲み会当日の挨拶や進行は、幹事が行うことが一般的です。
どんなことを話せばいいか分からない方は、以下の例文を参考に前もって準備しておきましょう。
| 【開始の挨拶】
皆さま、本日はお集まりいただきありがとうございます。 幹事・司会を務めさせていただきます◯◯です。 至らない点があるかもしれませんが、どうぞ温かく見守っていただければと思います。 本日、こうして多くの方々にお集まりいただき、誠に感謝しております。 これからも皆さまと力を合わせ、会社の発展に貢献できるよう、共に頑張っていきましょう。 それでは、グラスの準備も整ったようですので、皆さまご一緒に乾杯のご発声をお願いしたいと思います。 今日は存分に楽しんでください！乾杯！ |
| 【締めの挨拶】
皆さま、盛り上がっているところ恐縮ですが、そろそろお時間が近づいてまいりました。 本日は、皆さまと楽しいひとときを過ごせたこと、大変嬉しく思います。 まだまだ飲み足りないという方もいらっしゃるかもしれませんが、二次会もご用意しておりますので、お時間のある方はぜひご参加ください。 本日はお忙しい中ご参加いただき、誠にありがとうございました。 |
始まり・終わりの挨拶を上司にお願いする際には、前もって依頼しておくことが大切です。
当日は滞りなく進行できるよう、お酒を飲み過ぎず話が長すぎない方を選出するようにしましょう。
飲み会が終盤に近づいたら、幹事が声をかけて集合写真を撮影するのもおすすめです。
必ず撮影しなければならないわけではありませんが、写真があると後日思い出を共有できます。
幹事が率先して写真撮影の手はずを整え、実際の撮影は店員さんなどにお願いしましょう。
撮影した写真は、なるべく早く参加者に共有するとスマートです。
二次会などで帰宅が深夜になる場合は迷惑にならないよう、翌朝に共有することをおすすめします。
飲み会の会費を徴収して支払いを行うことも、幹事の大切な仕事の1つです。
スムーズかつ正確にお金の管理をすることで、「予算管理能力」を発揮できます。
酔いが回った状態で徴収すると払い漏れなどのリスクも高まるので、人数が多い場合は事前徴収がおすすめ。
二重で徴収してしまうなどのトラブルが起きないよう、参加者名簿を作成して誰から会費を受け取ったかを必ず確認するようにしましょう。
飲み会の解散時は、場合によって以下の対応が必要です。
二次会をする場合は前もって人数を確認し、参加者の人数に合わせて会場を確保しましょう。
締めの挨拶で二次会の詳細を前もって共有しておくと、お店の前に参加者が溜まって迷惑になることを防げます。
飲み会の幹事が翌日以降にやるべきことは、以下の通りです。
飲み会が終わった後も気を抜かず、幹事の役割を全うしましょう。
飲み会からあまり日を空けずできるだけ早めに、会計報告を行いましょう。
会計報告では、会費の使途を参加者に報告する必要があります。
【会計報告のポイント】
万が一、残金が出てしまった場合は次回の飲み会資金として充当するなど扱い方を記載しましょう。
1人1,000円以上の返金額が見込まれるようであれば、参加者へキャッシュバックする方が無難です。
もしも追加徴収が必要になった場合は必ず理由を参加者に伝え、集金してください。
飲み会の翌日の午前中までに、口頭やメールで参加者に対してお礼を伝えることが大切です。
お礼のメールは、会費報告と併せて行うようにしましょう。
以下の場合はメールではなく、口頭で直接お礼を言うことが望ましいです。
直接お礼を伝えることで相手への敬意を表すことに繋がるため、業務でもいい関係を築けるでしょう。
飲み会の幹事になった際の注意点は、以下の通りです。
初めて飲み会の幹事を行う方は、特にどんな点に配慮すべきかを押さえておくと安心です。
以下の宴会シーズンはお店も混み合うことが予想されるため、早めに予約しましょう。
大人数の場合は収容できる店に限りがあるため、埋まらないうちに予約しましょう。
また早割などの特典を実施している場合もあるので、早いうちに予約すればお得に宴会が楽しめます。
例えば鳥メロの「忘年会早得コース」では、11月末までのご予約で料理や飲み放題プランが無料でグレードアップ！
※表示価格は税込です
11月1日（金）～12月31日（火）の期間内に開催される宴会に適用できます。
早めの予約でお得になることも多いため、飲み会の幹事を任されたら余裕を持ってお店選びを行いましょう。
参加者に喫煙者がいる場合は、分煙や喫煙スペースに配慮する必要があります。
店内で喫煙できるお店を選ぶ場合は、喫煙者と非喫煙者の席を離すようにするとどちらにとっても快適です。
また店内は禁煙で喫煙所が設けられているお店を選ぶと、喫煙者と非喫煙者の双方が気持ちよく過ごせるでしょう。
全員が飲み会を楽しめる環境を整えられるためにも、細やかな配慮を心がけることが大切です。
大人数の飲み会や先の予定の場合は特に人数変更が発生する可能性が高いので、キャンセル料について確認することが大切です。
お店の詳細を周知する際に「◯日前になるとキャンセル料金が発生する」という旨を記載しておくと、参加者側も連絡しやすいでしょう。
さらにキャンセル規定に沿ってリマインドメールを送ると、該当者がお金を払う必要もなく、親切です。
また会費を事前に徴収しておくことで、万が一キャンセル料が発生しても幹事の負担なく支払いができます。
会費を設定する際は消費税やお通し代の料金を含めて算出し、不足額が出ないよう注意しましょう。
コースの端数を切り上げて算出するなど、念のため少し多めに会費を設定しておくのも1つの手です。
ただしあまりにも高額な会費を設定してしまうと、不信感に繋がるので注意してください。
万が一、会費が不足してしまった場合は、会計報告の際に追加徴収の旨を伝えましょう。
一次会のお店を下見する際には二次会の候補となるお店の目星をつけておくと、当日の進行がスムーズになります。
一次会の場所から徒歩圏内で駅に近いお店を選ぶと、移動が便利なため参加者が集まりやすくなるでしょう。
二次会は一次会に比べて参加人数が読みにくいことが多いため、人数変更に柔軟に対応できるお店を選ぶことが大切です。
ある程度の参加人数が見込まれる場合は、貸切でお店を確保しておくと対応しやすいでしょう。
本記事では、飲み会の幹事がやるべきことをご紹介しました。
飲み会の幹事はやることが多いため、1～2ヶ月前にはお店選びなどをスタートさせることが大切です。
またアラカルトよりも、会費徴収がしやすいコース・飲み放題があるお店を選ぶことがおすすめ。
鳥メロは3,000円からのコースをご用意しており、130種類の飲み放題プランもあるので飲み会にぴったり◎
個室や貸切で予約もできるので、幅広いシーンにご利用いただけます。
さらに今なら11月末までのご予約で、忘年会コースの料理と飲み放題プランが無料でグレードアップする特典を開催中！
予算に適したお店選びに迷ったら、ぜひ鳥メロの利用もご検討ください。
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