忘年会を成功させる！幹事が気を付けるべきポイントを紹介【準備編】

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今年も残すところわずか。そろそろ忘年会の話題があがり、日程調整などを進めていることかと思います。
今回は忘年会の幹事を任された方へ、忘年会幹事を成功させるための事前準備のポイントをご紹介します。

幹事を任される＝チャンス

忘年会や新年会、歓送迎会などの飲み会や宴会を企画して取りまとめる人を、幹事と言います。全体をまとめる力が必要なため、企画力・柔軟性・計画性を持って行動できる人が適任です。
幹事を任されるということは、その人のポテンシャルを認めており、今後の成長に期待されていると受け取れます。
つまり、幹事は面倒なことを押し付けられたと捉えるか、期待に応えるチャンスと捉えるかで評価が大きく変わります。「幹事＝チャンス」だと思って取り組みましょう。

忘年会幹事の役割

忘年会幹事の力によって、成功を左右するといっても過言ではありません。
しかしプレッシャーを感じる必要はありません。やることを順序立てて整理し、ポイントを押さえておけば大丈夫です。

①日程調整

まずは日程を決めることからです。日程が決まっていないと会場の確保やできません。
日程調整のポイントは、多くの人が参加できる・会社の忘年会であれば業務に支障が出ない日にすることです。
これらのポイントを押さえるためには、開催日の1か月以上前から準備を始めるとよいでしょう。

②参加者の確認

日程が決まったら人数の確認をしましょう。
この時点で会場が決定していなくても、日程だけ早めに伝えることが大切です。
今後参加人数の変動があるので、大まかな人数を把握しておきましょう。連絡の方法は、会社であればメールや会社で使用している連絡ツールがいいです。また、出席確認ができるWebツールを活用するのもおすすめです。

③予算の決定

予算は、いつもの飲み会の予算を確認するのがいいです。または、去年の忘年会の予算を確認してもよいでしょう。
前回で予算はどうだったのか、不満はなかったかも一緒に確認し、必要であれば調整しましょう。

④会場確保

日程と人数が決まれば、会場探しを始めましょう。集まりやすい場所にあるか、予算や雰囲気は適切かなどを考慮して検討することがポイントです。
ポイントとしては、貸切可能か、飲み放題があるか、キャンセル料の有無、座席タイプを確認しましょう。忘年会の時期は予約が重なるため幹事の名前が重複してしまい、お店側の準備にミスが起きる可能性もあります。予約の際は幹事のフルネームと会社名を伝えておけば安心です。

⑤当日のプラン決定

まずは進行役を決めましょう。幹事がそのまま進行役を務める場合もありますが、他に得意そうな人がいるのであれば頼んでもOKです。
乾杯の音頭や挨拶などが必要かも決めておきましょう。また、余興としてゲームをやるのか、その他イベントをするのかタイムスケジュールを作りながら検討するのがおすすめ。
さらに、写真撮影の時間を予定の終盤に入れておきましょう。撮った写真データを後日共有すると喜ばれます。

そして忘れてはいけないのが、お金の回収方法です。
なるべく会が始まる前に回収し、お店への支払いも済ませておくと安心。その時間も考えたうえで予約時間なども決定しましょう。
また、お釣りが出ない金額を準備してもらうよう告知するのがポイント。しかし、中には準備をしてこない人もいるため、いくらかお釣りを準備しておくといいでしょう。

⑥役割分担

司会や余興などのプランが決まったら、それぞれの役割を決めて協力の依頼をしましょう。
ポイントは、それぞれにどのくらいの時間を使う予定なのかを事前に伝えることです。

⑦告知

日程や会場詳細が決まったら、確定版の案内を告知しましょう。
いつまでに参加不参加の返信が欲しいか伝えるのがおすすめです。また、会場の地図を添付し、駅からの道順なども記載すると親切ですね。

⑧参加者確認

参加不参加の返信をもらったら、リストにまとめておきましょう。
この時、席順を決めておくのもおすすめです。喫煙者を固めたり、年齢や役職が違う人同士が馴染めるようにするといいでしょう。当日の着席をスムーズにするためにも、先に座席表を配布しておくのもおすすめです。

⑨前日のリマインド

参加者に前日のリマインドをしましょう。当日忘れていたという人もいなくなりますし、忘年会の段取りをスムーズに進めることができます。

忘年会は事前準備から気を抜けない大仕事ですが、その分「楽しかった」「ありがとう」などの言葉をかけてもらえると、やりがいを感じるものです。
忘年会の幹事を任された方は、この機会をチャンスだと思って頑張ってくださいね。

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スタッフ一同、心よりお待ちしております。