宴会の幹事の役割とは？スムーズに開催するためのポイント

新年会の幹事になったら何をすべきかを確認

幹事になると、お店選びに予算決定、当日の進行などやらなければいけないことが多いものです。「とりあえずお店を探さなきゃ！」と焦る前に、まずどんな仕事をやるべきなのか確認しましょう。

1. 仲間を見つける
2. 開催日を決める
3. 出欠を取る
4. お店を予約する
5. 予算を決定し、連絡をする
6. 当日の段取りを決める
7. 会費を集める(前日または当日)
8. 宴会を進行する

ちなみに新年会とは名前の通り年が明けたことを祝う会ですが、会社で行われるものはほかにも意味があります。その年の会社の発展を願い、企業方針などを伝え、正月気分から仕事モードへと切り替えるという意味です。あなたが幹事を務める新年会にはどんな意味があるのかを考えると、宴会のお店をどこにするかや、会をどのような流れにするかを決める手助けになるかもしれません。

宴会の幹事の役割

宴会の幹事は、いわば宴会というイベントのコーディネーターです。開催日や予算、段取りを決め、全員が楽しめる宴会を作り上げるのが幹事の役割だといえるでしょう。会社などのフォーマルな集まりの幹事になったときは、気合いを入れて臨みましょう。

宴会を開催するまでの役割

宴会当日までに、上記の1〜7を全てやっておけると安心です。順を追って具体的に何をするのか見ていきましょう。

1. 仲間を見つける
幹事を一人で行うのは大変です。まずは一緒に宴会を作り上げてくれる仲間を見つけましょう。特に当日の司会進行を任せられる人を見つけると、自分は裏方で時間管理や参加者への気配りを行うことができます。

2. 開催日を決める
社長や上司など位の高い人のスケジュールを個別に聞き、宴会に必ず出席してほしい人の予定に合わせて開催日を決めます。開催日は金曜日や土曜日など次の日が休みだとベターで、余裕を持って準備ができるよう1ヶ月後くらいに設定するといいでしょう。

3. 出欠を取る
開催日を決めたら、何人が出席できるのかを確認します。大勢に確認するときは口頭や書類での連絡より、メールやLINEなどのコミュニケーションツールを使っての連絡がおすすめです。さらに出欠確認が終わったら、Excelや手書きなどで出席名簿を作っておくと、その後の集金や当日の出席確認で利用することができます。

4. お店を予約する
開催日時と人数を把握したら、宴会を行う場所を決めます。会社の近くなど参加者が行きやすいところを選びましょう。宴会でビンゴなどの企画をするなら、個室利用や貸切のできるお店を選ぶと、ほかのお客様に迷惑をかけることもありません。お店の予約とともに、コース料理や飲み放題プランなど、食事メニューも決めておきます。

5. 予算を決定し、連絡をする
食事料金と企画で使う費用を含んだ予算を決め、会費徴収の連絡をします。予算は少し多めに設定し、当日不足しないようにしましょう。また会費として徴収する金額は、3,000円や4,000円などあまり細かくならないようにするのがおすすめです。

6. 当日の段取りを決める
司会進行を任せる人と一緒に、どのように宴会を進めていくか決めます。宴会の途中で何か企画をするなら、準備をしておきましょう。当日の段取りとともに席順を決めておくのも大切です。くじや序列順など席順に悩んだら、過去の宴会を参考にするといいかもしれません。

7. 会費を集める(前日または当日)
全員から会費を集めるのも幹事の大切な仕事です。当日に集めるのもいいですが、バタバタしないように前日までに集め終わっておくといいでしょう。

宴会の開催当日の役割

開催当日は企画がうまく進んでいるかを確認しつつ、周りが楽しんでいるかどうかにも気を配るのが幹事の役割です。お店の人や協力者と連携を取りながら宴会を進行しましょう。特に時間配分には気をつけて、終了15分前には帰る準備を促しスムーズにお店を出るのが好ましいです。

宴会を開催したあとの役割

宴会開催日の翌日は、参加者にお礼をいうのがマナーです。メールで一斉送信でもいいですが、上司や協力してくれた人には、直接伝えられると尚良しです。また予算が足りなかったときは再度徴収をかけ、逆にオーバーしたときは参加者に返金をしましょう。

宴会をスムーズに開催するためのポイント

宴会をスムーズに開催するには、やはり協力してくれる仲間を見つけるのが一番です。また幹事経験のある人にアドバイスをもらうのも良いでしょう。お店選びも大切で、宴会を積極的に受け入れているお店なら席数の確保がスムーズに行え、コース料理や飲み放題なども豊富なことが多いです。

宴会は鳥メロで！

宴会の幹事を任されたときは、ぜひ「三代目鳥メロ」を会場としてお考えください。「鳥メロ」は全国展開している鳥料理が自慢の居酒屋です。宴会でもご利用頂けるよう、メニューや座席にこだわりを持っています。当店のコース料理には飲み放題も含まれており、料金の把握が簡単です。大人数でも利用できるぐらいの席数があり、人数に応じて移動できる可動式のテーブル席も用意しています。さらにお店の貸切も可能です。宴会場決めに悩んだら、ぜひ「鳥メロ」にご相談ください。