宴会のキャンセルはいつまでにすべき？

どの宴会にもキャンセルの可能性がある

宴会の幹事に選ばれたとき、お店選びや参加者の把握と並行して確認しておきたいのが、宴会をキャンセルすることになったときの詳細です。歓送迎会や懇親会などどのような宴会でも、急遽お店側にキャンセルの連絡をしなければならない事態が発生する可能性があります。しかし宴会の当日キャンセルは、食事をしていなくても料金を支払わなければならないこともあるのです。そこで、この記事では居酒屋における宴会のキャンセル方法や料金、いつまでだったら無料でキャンセルできるのかについてご紹介します。

キャンセルには大きく2種類ある

宴会のキャンセルには、大きく分けて以下の2種類があります。

参加者の一部がキャンセル

ほとんどの宴会で起きるといっても過言ではないのが、参加者の一部がキャンセルすることです。宴会はその2、3週間前に日時が決まることが多く、その時点では入っていなかった予定が、1週間前になって決まることもあります。また当日になって体調を崩したため行くことができないなど、急遽キャンセルしたいと申し出る人は少なからず出てくることでしょう。この場合、宴会自体は開催するため、キャンセルとなった人たちの食事や料金をどうするかということが、主たる問題となります。とにもかくにも予約時に、人数変更はいつまで可能かを確認しておくことが大切です。

宴会自体がキャンセル

宴会の開催側（サークルや会社など）の都合により、宴会自体がキャンセルになる場合も考えられます。大人数での宴会を予約していた場合、キャンセルになるとお店側の損害も大きくなるため、高額なキャンセル料を請求されることもあります。

宴会のキャンセルはいつまでにすべき？

それでは、いつまでにキャンセルを行えば、飲食店側も自分たちも損害を出さずに済むのでしょうか。

結論としてはお店によって異なる

例えば食材の仕入れや料理の仕込みをしていない時点でのキャンセルは、料金を取らないとしているお店もあれば、4～5日前のキャンセルでもキャンセル料が発生するとしているところもあります。お店によってルールや対応が異なるため、一概にこの時点でキャンセルすれば大丈夫ということは断定できません。予約前にお店のホームページを確認し、予約時にもお店側にきちんと確認を取ることが大切です。先ほども述べた通り、キャンセルには2種類あるので、参加者の一部がキャンセルする場合と、宴会自体をキャンセルする場合の両方のキャンセル可能日と料金の確認を取っておきましょう。

コース予約か席だけ予約かも重要

ちなみにキャンセル料金は、コースも予約していたのか、席だけの予約だったのかでも変わってきます。経済産業省委託の有識者勉強会での報告によると、お店に無断でキャンセルした場合、コース料理を予約していた場合はその全額、席だけの予約の場合は平均客単価の5～7割程度を損害賠償として請求するのが適切だとされています。

（参照：経済産業省　https://www.meti.go.jp/press/2018/11/20181101002/20181101002.html）

無断キャンセルとお店に連絡してのものとでは状況が違いますが、相場として認識しておくとよいでしょう。席だけの予約の方が安くなることが見込めますが、全ての居酒屋でこの考えが適用されているとも限りません。やはりお店側に確認してみることが大切です。

当日や前日は支払いが発生すると思っていた方がよい

基本的に宴会当日が近づくにつれて、キャンセル料の支払いが必要になるケースがほとんどです。宴会の前日や当日は、ほとんどの場合支払いが必要だと考えてよいでしょう。しかしお店によっては、きちんと連絡を入れることでキャンセル料が割引されたり、ほかのお客さまとの兼ね合いで料金がかからなかったりすることもあります。

飲み会の幹事の方は、以下の記事を参考に注意点を確認しておきましょう。
▶飲み会の幹事がやることリスト！事前準備から当日の進行まで網羅的に紹介

キャンセルの方法

宴会の予約をキャンセルしたいときは、お店に直接連絡してキャンセルするか、ネットで予約した媒体経由でキャンセルするかの2択があります。

参加者一部のキャンセルのため人数変更がしたい場合も、宴会の予約自体をキャンセルしたい場合も、ネットからの予約なら、その媒体を通してキャンセル申請ができることがほとんどです。ネットからのキャンセルは、予約した時点でキャンセル期限が通知されるので、その日時までに変更を行いましょう。キャンセルは、媒体にログインし、マイページの予約履歴や予約内容確認ページから行います。会員登録せずに予約した場合は、予約時に届いたメールに記載されているURLからキャンセルができるので、一度確認してみてください。ただしお店によっては、ネットからのキャンセルは受け付けていないこともあるので、注意が必要です。ネットからのキャンセルを受け付けていない場合や、キャンセル期日が過ぎてしまった場合は、お店に直接連絡します。営業開始直後など、お店が混雑する時間帯を避けると、電話がつながりやすいのでおすすめです。

今回は、宴会のキャンセルについてご紹介しました。キャンセルを行うということは、お店側にとってその日に得る予定だった収益を逃すことを意味します。その分の損失が出ないよう、キャンセル料金がかかることは必至だといえるでしょう。なるべくキャンセルをしなくて済むよう、宴会の参加者に呼びかけを行い、キャンセルしなくてはならなくなった場合には、誠意を持った態度でお店に連絡をしましょう。