会社の飲み会で幹事になった！会計について気を付けたいことは？

飲み会の幹事にとって会計は大仕事

楽しかった飲み会。しかし途中参加や、途中で帰ってしまう人が出て、会計がうまく調整できず後味の悪い思いをしたこと、ありませんか？
親しいはずの友人同士でも、会計には何かと気を遣います。ましてや会社の飲み会となれば、会計は重要な幹事の仕事のひとつと言っても過言ではありません。

会社の飲み会の会計について気を付けたいこと

新年会や忘年会、歓送迎会など会社の飲み会で幹事を任されることもあるでしょう。
会社の飲み会の幹事役は、新人社員や若手社員がさせられることが多いものですが、だれにでもその役回りが回ってくることがあります。
お店探しから参加者への連絡、飲み会当日での対応など、役目はたくさんありますが、中でも大切なのが会計に関することです。
そこで、予算の立て方から会費の徴収方法や事後処理の仕方まで、会社の飲み会の会計で気を付けたいことをまとめてみました。

会費をギリギリに設定しない

飲み会で使うお店を選んだら、料金が決っているコースで予約するのが一般的だと思います。そのコース料金をそのまま会費にするのは禁物です。余興などがあってそれに掛かる経費は当然加算するでしょうが、コースに含まれない料理やドリンクを注文する必要がでたりする場合があります。
また、税抜か税込料金かも気を付けなければいけません。税込のつもりで連絡していたのに税抜だったとなると、現地で追加料金を集めなければいけなくなります。

会社の飲み会など、後でメンバーと顔を合わせる機会が多くある場合は、利用するお店の値段設定を良く調べた上で、端数を切り上げるなど会費を少し多めに設定しておくのも一つの方法です。

キャンセルのルールをつくる

飲み会への参加人数が変更になるのも、会計にとっては頭の痛いところです。
お店側に対しては、何日前まで何人位なら人数変更が可能かを確認して、変更があればその都度連絡しておきます。
参加する会社の人たちに対しては、お店の方針を踏まえた上で、キャンセルの受付は何日前までとか、それを過ぎると費用がかかるなど、きちんとしたルール決めて伝えておきます。

会費集めは事前におこなう

時には数十人の大規模な宴会を開催する場合もあるでしょう。参加者が揃う飲み会の場で会費を集めようとしても、なかなか上手く行くものではありません。お店にやって来た参加者の皆さんは、既に宴会モードになっていて、飲み会が始まるのを待ちながら会話を弾ませていることでしょう。飲み会が始まって、一旦お酒が入ってしまうと余計に集金が難しくなります。
「最後に会計の際に」と言うのは時間も取りますし、次の予約などがある場合はお店にも迷惑をかけてしまいます。
飲み会の案内を出す際に、会費を前払い制にして、事前に集めておくのもよいでしょう。

レシートをもらうのを忘れない

お店への支払いは、宴会の終盤でタイミングを見計らって済ませます。支払額が、予算内で無事に収まったとしても、レシート（領収書）を受け取るのを忘れてはいけません。
全ての会社の全ての飲み会には当てはまりませんが、後日、支払金額でもめたり確認が必要になった際に大切な証明書となります。
特に事前に会費を集めた場合、その使い道が適正だった事を証明してくれるのはレシートしかありません。

伝票は幹事が受け取る

これは、一般的な会計マナーの問題ですが、上司などが参加する飲み会で幹事を任せられた場合、最後まで上司の手を煩わせないよう気を配るのが大切です。
会計の締めを依頼し、伝票を受け取るのは幹事の仕事です。タイミングを見誤りいつまでも会計の締めが行われなかったり、伝票がいろいろなところをたらいまわしにされていると、主催者の上司に気を使わせることになりかねません。先ずは、幹事が伝票を受け取りるようにしましょう。

余った会費は自己判断で使わない

会社の飲み会で参加者から集めた会費が余った場合には、勝手に自己判断で使ってはいけません。2次会になだれ込むことになったからと言って、そこでの支払いに使うのもやめましょう。全員参加の2次会は、ほとんどあり得ないからです。
後日、飲み会の会計報告を含め、上司や先輩に余った会費をどうするかを確認しましょう。参加者に返金するのか、プールしておいて次回の飲み会の経費に回すのか、使い道は様々です。

会計をスムーズにすませて飲み会を円滑に

会社の飲み会が成功するかしないかは、幹事の采配ひとつです。
飲み会そのものは上手く運んでも、お店での会計に手間取って、参加者を待たせてしまうと、盛り上がっていた気分も台無しになります。
会費は事前に集めておいて、事務封筒などを使い自分のお金とは別に管理します。そして、飲み会の当日は、宴会が終わる前少し前にお店の会計を済ませれば大成功！ではないでしょうか。

会計以外に感じがやるべきことを知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
▶飲み会の幹事がやることリスト！事前準備から当日の進行まで網羅的に紹介

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