同窓会の会場選びで押さえておきたいポイント

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同窓会の成功に会場選びは重要

学生時代の級友や恩師と、久しぶりに集まって同窓会を開こうとするとき、幹事になると何から準備を始めたらよいのか迷ってしまいますよね。
同窓会を成功させるためには、会場選びが重要なポイントとなってきます。せっかく懐かしい顔ぶれが一堂に集まるのですから、会場選びは慎重に進めていきたいものです。
今回は、会場選びで押さえておきたいポイントを詳しくご紹介します。選ぶ際の参考にしていただければ幸いです。

同窓会の会場選びで押さえておきたいポイント

同窓会と言っても、少人数で行う場合もあれば、大人数で大々的に開催する場合もあります。人数によって、会場選びの観点は変わってきますし、その他のさまざまな条件も加味しなくてはいけません。
条件によって、どのような選び方をすればよいのか、一つずつ見ていきましょう。

会場の種類を考える

会場の種類は、同窓会の雰囲気や規模などで、候補を絞りましょう。

学年全体が集まるような大規模な同窓会であれば、ホテルや結婚式場、レンタルスペースに代表される貸し会場などがおすすめです。それよりも少し規模が小さい場合なら、レストランやカフェなどもよいでしょう。クラス会など、少人数で行う規模の場合は、居酒屋やバーなどを選ぶならじっくりと語り合うことができそうです。
趣向をこらした同窓会を開きたいと思ったら、屋形船やクルージング、バーベキューなども思い出に残ることでしょう。

立地を考える

会場の立地も、同窓会を成功させるために大切な要素となります。迷うことが多いのは、母校の近くにするのか、それとも交通の便がよい場所にするか、というケースです。
これは、母校が所在する地域性によって大きく変わってきます。比較的大きな都市であれば、母校の近くに集まれる会場がある場合や、少し離れていても移動手段が確保できたりします。
しかし、交通手段が限られてしまう地域であれば、母校の近くにこだわることなく、市内や交通の便がよい会場を探してみましょう。

設備を考える

同窓会では、母校の校歌を歌うことがあります。また、司会者が使うマイクや、懐かしい映像をみんなで見て思い出を振り返るためのプロジェクター、会場に音を流すための音響設備なども準備が必要です。
場合によっては、余興が行われることもあります。楽しい思い出を作るために、設備の有無も必ず確認しましょう。また、大きな声を出しても問題ないかという点も、予約の前に確認する必要があります。同窓会は、どうしても賑やかになってしまうものです。他の方に影響が出ないよう、予約状況も考慮しておきましょう。

雰囲気を考える

会場の雰囲気は、チラシやインターネットだけではなかなか全貌をつかむことはできません。できるだけ、現地を下見して、雰囲気を知っておいた方が安心です。
その際、雰囲気やレイアウト、設備などを見るだけでなく、担当者に直接会った上で当日の進行の流れを相談してみましょう。

広さや構造を考える

参加者が会場に入ったことを想定し、どのような動きが起こりうるかを考えてみます。おおよその参加者数を想定し、会場の広さが参加者数に合っているか、お手洗いが近くにあるかなど確認しておきたい事項がたくさんあります。前もってリストにピックアップしておくとよいでしょう。

料理や飲み物を考える

料理や飲み物は、同窓会の印象を決める重要なポイントです。同窓会の料理は、立食形式と着席形式があります。
立食か着席かを選ぶ際の参加人数の目安は、30名程度です。30名以内であれば、着席形式の方が落ち着いて話すことができ、料理やサービスの質を上げることができます。ただ、多くの人と話すには、適宜席替えをするなどの配慮が必要です。30名以上の場合なら、自由に動き回れて多くの人と話すことが可能な立食形式がおすすめです。立食形式にする際は、妊婦さんや足が悪い方などが参加することを想定し、壁際などに椅子を用意しておくとよいでしょう。小さなお子様連れで参加される方がいる場合は、子供が食べられる食事や子供用の食器があるかなども確認しておきましょう。
飲み物については、できるだけアルコールの飲み物とソフトドリンクの両方を用意しておきたいものです。
同窓会では、大人になった証として、久々に顔を合わせる仲間と酒を酌み交わしたいと思う方もいる一方、車で来た方やお子様連れの方など、さまざまな事情があります。誰もが楽しめる食事・料理の内容を用意したいものです。

費用を考える

同窓会は、会費制で開かれることがほとんどです。会場によって、費用の目安は変わってきます。
結婚式場など、広い会場で行う場合の目安は、8,000円から10,000円程度です。若干高めですが、料理や雰囲気を重視したい場合におすすめです。
ホテルでの開催は、5,000円から10,000円前後が目安です。レストランならば4,000円から5,000円、居酒屋なら3,000円から5,000円程度で考えるとよいでしょう。

開催時の年齢を考える

同窓会を開くときの年齢で、会場を選択するという方法もあります。
20代前半の場合、学生または社会人になりたてで、財布の中身にあまり余裕がない人も多いでしょう。誰もが気軽に参加できる居酒屋またはレストランでの開催なら、負担を少なくすることができます。
20代後半から30代の開催ならば、レストランまたはホテルがよいでしょう。仕事の関係で、急に来られなくなった人が多い場合、ホテルなら会場変更の相談ができることがあります。
40代以上の場合は、ホテルや結婚式場のランクにこだわってみてはいかがでしょうか。あまり高額な会費にしてしまうと、参加者が減ってしまう心配もありますので、上限を10,000円くらいまでにすると参加しやすくなるでしょう。

このように会場の選び方のポイントを押さえておくことで、事前に準備すべきことや当日の流れまでもが明確になります。
思い出に残る同窓会が開けることを願っております。