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コラム

2019.04.10

飲み会に二次会がある場合に幹事が知っておきたいこと

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飲み会では二次会も大事

飲み会を成功させるなら、一次会を盛り上げるだけでは不十分。参加者に楽しんでもらうには、引き続き行われる二次会の段取りもおざなりにすることはできません。
なぜなら、仕事やバイトなどで時間の都合がつかず、二次会からの参加を楽しみにしている人もいるためです。また、一次会であらかじめ席が決められている場合には、席を回らないと話ができない相手も出てきてしまいます。
そんなとき二次会であれば、一次会よりもお酒が回ってより羽目を外して騒げますし、逆に人数が少し減り落ち着いて語り合うこともできます。
つまり二次会は、よりコミュニケーションがはかれる場として重宝されるのです。
飲み会の幹事は、一次会、二次会の参加者全員にいかに楽しんでもらうかを考える必要があるといえるでしょう。

飲み会で二次会がある場合に幹事が知っておきたいこと

二次会も含めてトータルで楽しかったと思ってもらえるかは幹事の手腕でもあります。
予約がスムーズにできておらず、お店がうまく決まらず右往左往させるというのは絶対に避けなくてはなりません。
二次会では、一次会からの流れで参加するメンバーや、二次会から合流するメンバーの希望を汲んでお店を決めることが必要です。幹事が場をしきれないと、一次会から二次会の流れで案内がもたつき、参加人数が減ってしまうことも考えられます。
そんなアドリブ力が問われる二次会の幹事が知っておきたい大切なポイントを4点ご紹介します。

お店選びについて

まずはお店選びです。みんなが喜んでくれる二次会にしたいのは山々ですが、参加するメンバー全員の希望を叶えることは難しいため、以下のポイントの中から希望が高いものを優先にしてお店選びを行いましょう。

・もっと飲みたい
・歌いたい(カラオケ)
・まだまだ食べたい(居酒屋)
・騒ぎたい(ボウリング、ダーツ、ビリヤード 他)
・語りたい(バー)

これらの希望にプラスして、参加者の予算も頭に入れておきましょう。一次会ですでに会費を支払っていますので、あまりに高いお店だと参加者減につながりかねません。
また一次会から遠くなく、かつ分かりやすい場所にあるお店を選ぶことも大切です。そうすることで二次会会場への移動をスムーズにさせ、参加率のアップも期待できます。

参加者への連絡について

次に二次会への参加希望は、一次会の出欠確認と同時に行うことをおすすめします。また場所や会費などの案内についても一次会の案内と合わせて行いましょう。そうすることで参加者は帰りの足の段取りを考えやすくなります。
当日の流れでなんとなく…としているとお店も決めにくく、結局思ったより人数が集まらない飲み会になるリスクもあります。
会社関係の飲み会の場合は、参加者に一斉メールで開催場所・時間・会費を連絡し、返信メールで出欠を取りましょう。友達やサークル仲間など親しい間柄の飲み会ではLINEでグループを作り出欠管理を行う方法が便利です。

会計について

幹事は会計を行う必要もあります。当日お酒が入った状態でバタバタと集めるのは金額間違えの原因にもなりかねません。参加者への連絡をする際に、飲み会前に会費を集める旨を伝えておき、飲み会がスタートする前に忘れずに回収することをおすすめします。
会費は、男女別やお酒を飲む人飲まない人で会費が違うこともあるでしょう。誰からいくらもらったのかを管理できるように、参加者一覧リストを作成しておけば間違いはありません。できればチェック体制は2人にし、スムーズにチェックできるようにしましょう。1人はお金をもらいお釣りを渡す人、もう1人はリストにチェックをする人といった具合です。
また1万円札を出されるなどお釣りが必要となることも想定して、1000円札や小銭など両替ができるように準備をしておきましょう。

当日の誘導方法について

当日の一次会の中でも積極的に参加者に「この後二次会を予定していますので都合が合う方はぜひご参加ください」と案内することをおすすめします。またお店への誘導に迷わないように、一次会の締めのあいさつをするときに二次会参加の方へ声かけを行うと、スムーズに誘導ができるでしょう。このとき、先に二次会会場へ誰かメンバーを向かわせておければ、会場入り口でも案内ができるのでおすすめです。
一次会会場に上着や携帯電話など忘れ物をする人も少なくありませんので、最終チェックを行ってから二次会会場に向かえれば後から忘れ物を捜しに行くという手間も発生しません。

二次会開催中の仕事について

二次会開催中も気を抜いてはいられません。盛り上げることも大切ですが、グラスが空いている人がいないか確認し、注文を促す気遣いも必要です。1人で退屈そうにしている人がいれば「何か飲む?」「食べ物欲しいものがあれば頼んでね」など声かけを行いましょう。さらに空いたお皿やグラスをさりげなく、ひとところにまとめるなどの細やかな配慮も必要です。
進行や時間を気にかけて声かけをするのも幹事の大事な仕事の一つです。盛り上がっているうちに終電を逃して帰れない、という事態にならないよう事前に決めた締めの時間を守るようにしましょう。
また入店した際にまずはトイレの場所を確認することをおすすめします。トイレへ行く人ができたとき、飲み過ぎて気分が悪くなっている人がいる場合には、手早く案内しましょう。

二次会を成功させて飲み会をうまく締めましょう

幹事をはじめてする際は何かと気を遣いますが、事前にリサーチをしっかり行うことと、当日は1人で頑張るのではなく盛り上げるのが得意な仲間を上手に巻き込む必要があります。当日の雰囲気やシミュレーションをするために、事前にお店に飲みに行っておくのも一つの方法です。
一次会で盛り上がった流れを冷ますことなく二次会につなぎ、ここでも幹事としての目配り・気配りをすることで、「今日の飲み会楽しかったな」という参加者の感想を引き出すことができるでしょう。

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