幹事が宴会の下見をするときにチェックしておきたいこと

宴会の下見をすることの重要性

自分が幹事になって宴会のお店を決めるとき、事前に下見には行っていますか。
お店の下見をしなかった場合、実際に宴会がはじまってから想像していなかったことに気づき、慌ててしまうことがあるかもしれません。お店の広さやテーブルレイアウト、雰囲気などは、調べたときに十分確認したつもりでも、実際に足を運ばないと意外と細かいところまではわからない場合があります。
これから宴会のお店を決めるのなら、候補のお店に足を運び、自分の目で確認しておくことをおすすめします。

下見はいつ、どのようにおこなう？

宴会場所を決めるときには、まずどのお店にするか情報を集めることになるでしょう。グルメサイトを調べたり、周囲の人におすすめのお店を教えてもらったりして、希望の条件に合う店をいくつか見つけます。
そして候補のお店が決まったら、宴会の予約をする前にそのお店の下見に行きます。候補のお店には、先に電話で連絡を入れてから可能な時間に約束をとって下見に行きましょう。また当日を想定して、会社から出発することで、お店までのアクセスがスムーズかどうかを確認することができます。
お店を下見したあとは、上司や参加者にも気になる点について意見を聞くとより安心です。

幹事が宴会の下見をするときにチェックしておきたいこと

下見をするときには、お店に行ってみないとわからないポイントを中心にチェックします。参加人数が入る個室があるか、余興をするための十分なスペースがあるか、また、お店の場所や雰囲気、テーブルの大きさ、料理やドリンクの内容など、お店の人に聞かないとわからないことを質問するようにしましょう。

お店の場所

お店の場所は、参加する人がすぐ着けるようアクセスが良いことが重要です。会社の上司や同僚との飲み会の場合には、会社から近いと仕事帰りに集まりやすいというメリットもあります。また、二次会会場までの移動が楽にできるかなどもポイントです。

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お店や店員さんの雰囲気

宴会の目的や参加する人の年齢などに、お店や店員さんの雰囲気が合っていると宴会の満足度が上がります。店内の音楽が大きすぎる、賑やかに飲む客が多いなど、店内が想像していたよりも騒々しい場合は、宴会の目的によっては不向きかもしれません。実際にお店に行ったときにはその雰囲気を見ておきましょう。
また、店員さんがカジュアルな雰囲気かきちんとした雰囲気か、なども下見のときにチェックしておきましょう。

店内の構造やキャパシティー

宴会会場は何人まで利用できるのか、ほかのテーブルとの仕切りがあるか、個室を利用できるのかも重要なポイントです。歓送迎会などの宴会では、話している人の声が全体に聞こえるように、静かな個室が向いています。
テーブルと座敷のどちらにするかは、好みが別れる場合があるので、参加者に確認しておくとよいでしょう。

飲み物や食べ物

飲み物や食べ物は宴会の楽しみのひとつです。料理が美味しいお店やいろいろな種類の飲み物が飲めるお店なら、みんなが楽しい時間を過ごすことができるでしょう。宴会用コース料理の品数や種類はどうか、料理のボリュームが参加者に合っているかなどは実際にお店の人に聞いてみないとはっきりとはわかりません。品数や料金、料理の内容などは下見のときによく確認しましょう。安い料金にこだわると、料理の品数が少なかったり、ボリュームが少なかったりする場合もあります。
また、飲み放題でもお酒の種類が多いかどうかは要チェックです。参加者それぞれの好みに合うよう、カクテルやソフトドリンクなど飲みやすいものから日本酒まで、多くの種類が用意されているお店を選ぶようにしましょう。

細かい疑問や気になる部分は直接店員さんに確認

ネットなどでお店を調べて実際に下見に行ったときには、気になる部分をしっかりと質問するようにしましょう。座席については、個室の座席に入る人数だけでなく、空きスペースがどれほど作れるのかも押さえておきたいポイントです。席を詰めてギリギリ座れる人数で予約してしまうと、宴会中ずっと窮屈な思いをすることになるかもしれません。
宴会の進行が決まっている場合には、料理や飲み物の提供時間をチェックして、進行が妨げられることがないか確認します。参加者のアレルギーや苦手な食べ物がわかっていれば、アレルギーの人については除去食に対応可能かなども聞いておきましょう。

下見をしっかりして宴会をスムーズに！

下見では実際に行ってみないとわからないお店の情報をいろいろと知ることができます。お店の場所に問題はないか、予定している人数が入る個室はあるか、どのような雰囲気かなど、知りたい情報を自分で見ておくと、もし質問をされたときにも答えやすいでしょう。
料理や飲み物についても、直接質問をしないとわからないことがあるので下見のときにあわせて聞いておきましょう。

幹事を担当するときには、ネットや電話の予約だけで済ませるのではなく、｢一度下見に行く｣というひと手間をかけ、参加者に満足してもらえるお店を選びましょう。