宴会で貸切をする際に押さえたいポイントを紹介

大人数の宴会では貸切も選択肢のひとつ

会社やサークルの飲み会、合コン・女子会・クラス会などの宴会やパーティーを開く際、大人数になると会場を押さえるのにもひと苦労します。そんなときに選択肢のひとつにしたいのが貸切です。「貸切だと高くつきそう」と思われるかも知れませんが、必ずしもそうとは限りません。それに、貸切には、他のお客さんを気にせずに、自分たちだけで楽しめると言う魅力があります。
では実際にどのような点に注意して貸切の宴会を手配すればいいのでしょうか。

お店を選ぶときのポイント

最初に、宴会・パーティーと言っても、その目的や参加する人によって様々なスタイルがあることを念頭に置きましょう。
仮に懇親会ひとつ取ってみても、フォーマルな感じなのか、カジュアルなのかで会場選びは大きく変わります。
宴会でなにがしかのイベント（ゲストによる演説やゲーム大会など）を盛り込むなら、それに必要な設備や備品があるか、なければ持ち込んで使えるかもチェックしなければなりません。

料理の種類と提供のされ方も重要なポイントです。
和洋中のどれにするのか。ビュッフェ形式でも立食と着席があります。大皿に盛り付けた料理をみんなで取り分ける卓盛りか、一人ひとりに料理が供されるコースタイプにするか、などもお店選びに影響します。

料理に合わせて飲み物もチェックポイントのひとつです。
お酒なしで料理を楽しむのが目的ならばともかく、ほとんどの宴会・パーティーではお酒は欠かせません。お店に寄って焼酎と日本酒がメインとか、ワインやおしゃれなカクテルが得意とかの違いがあります。

このような点を踏まえ、宴会・パーティーのコンセプトをしっかりとまとめた上で、お店選びに役立てることが大切です。

次に予算です。
一般的には、ひとり当たりのおおよその参加費に、参加者の人数を掛けて予算を決めているはずです。予算に見合ったお店を探す中で、「ちょっと高くて無理かも」と思ったお店でも、貸切なら交渉次第で実現するかも知れません。
お店の都合によって「1時間前なら」「次の週なら」など、日時を調整することで料金を割り引いてくれる可能性もあります。

最後にお店のロケーション・アクセスにも気を配りたいものです。
特に大人数の宴会・パーティーでは案内も大変ですから、参加者が利用しやすい立地で分かりやすい場所にあるお店を選ぶと喜ばれるのではないでしょうか。

予約するときのポイント

大人数で貸切するなら、予約は「早め、早め」を心掛けましょう。
お店が上手く押さえられたら、お店が定めている予約に関するルールや規定を確認するのがポイントです。

お店の中には「最低保証金」や「貸切保証金」を定めているところがあります。例えば、ひとり4,500円20人計90,000円で予約したとします。当日、ドタキャンなどで参加者が20人より少なかったとしても、90,000円支払わなければならないと言うのが「最低保証金」です。
「貸切保証金」は、貸切で利用する際の最低金額のことで、最低人数を定めているところもあります。お店に寄って詳しい条件が違いますから、予約する際に確かめておきましょう。

他にも、時間延長や参加人数が増減したときの対応と料金、キャンセルは何日前までなら可能でキャンセル料はどのタイミングでどれだけ発生するかも、確認しておく必要があります。

宴会当日のポイント

当日は、早めの時間にメールなどで開始時刻、お店の名前と場所、アクセス、参加費などの最終連絡をすると、遅刻やドタキャンを防げるかも知れません。
貸切ですから他のお客さんはいませんし、何の気兼ねもなく盛り上がることが出来ます。とは言え気分が悪くなった人がいたり、トラブルは起きるもの。
節度を守った利用の仕方をするように心がけましょう。また、貸切とは言え、予約した時間帯だけを貸切る、というスタイルの場合、後に別のお客様が利用をすることも考えられます。だらだらと長引かせて次のお客さんやお店に迷惑をかけないよう、始まりと終わりのタイムマネージメントをしっかりと行うようにしましょう。