忘年会を成功させる！幹事が気を付けるべきポイントを準備・当日に分けて紹介

今年も残すところわずか。そろそろ忘年会の話題があがり、日程調整などを進めていることかと思います。
今回は忘年会の幹事を任された方へ、忘年会幹事を成功させるための事前準備のポイントをご紹介します。

幹事を任される＝チャンス

忘年会や新年会、歓送迎会などの飲み会や宴会を企画して取りまとめる人を、幹事と言います。全体をまとめる力が必要なため、企画力・柔軟性・計画性を持って行動できる人が適任です。
幹事を任されるということは、その人のポテンシャルを認めており、今後の成長に期待されていると受け取れます。
つまり、幹事は面倒なことを押し付けられたと捉えるか、期待に応えるチャンスと捉えるかで評価が大きく変わります。「幹事＝チャンス」だと思って取り組みましょう。

忘年会幹事の役割

忘年会幹事の力によって、成功を左右するといっても過言ではありません。
しかしプレッシャーを感じる必要はありません。やることを順序立てて整理し、ポイントを押さえておけば大丈夫です。

①日程調整

まずは日程を決めることからです。日程が決まっていないと会場の確保やできません。
日程調整のポイントは、多くの人が参加できる・会社の忘年会であれば業務に支障が出ない日にすることです。
これらのポイントを押さえるためには、開催日の1か月以上前から準備を始めるとよいでしょう。

②参加者の確認

日程が決まったら人数の確認をしましょう。
この時点で会場が決定していなくても、日程だけ早めに伝えることが大切です。
今後参加人数の変動があるので、大まかな人数を把握しておきましょう。連絡の方法は、会社であればメールや会社で使用している連絡ツールがいいです。また、出席確認ができるWebツールを活用するのもおすすめです。

③予算の決定

予算は、いつもの飲み会の予算を確認するのがいいです。または、去年の忘年会の予算を確認してもよいでしょう。
前回で予算はどうだったのか、不満はなかったかも一緒に確認し、必要であれば調整しましょう。

④会場確保

日程と人数が決まれば、会場探しを始めましょう。集まりやすい場所にあるか、予算や雰囲気は適切かなどを考慮して検討することがポイントです。
ポイントとしては、貸切可能か、飲み放題があるか、キャンセル料の有無、座席タイプを確認しましょう。忘年会の時期は予約が重なるため幹事の名前が重複してしまい、お店側の準備にミスが起きる可能性もあります。予約の際は幹事のフルネームと会社名を伝えておけば安心です。

失敗しない忘年会のお店選びのポイントは、こちらをご覧ください。
▶忘年会のお店の選び方！失敗しないポイントや注意点を紹介

⑤当日のプラン決定

まずは進行役を決めましょう。幹事がそのまま進行役を務める場合もありますが、他に得意そうな人がいるのであれば頼んでもOKです。
乾杯の音頭や挨拶などが必要かも決めておきましょう。また、余興としてゲームをやるのか、その他イベントをするのかタイムスケジュールを作りながら検討するのがおすすめ。
さらに、写真撮影の時間を予定の終盤に入れておきましょう。撮った写真データを後日共有すると喜ばれます。

そして忘れてはいけないのが、お金の回収方法です。
なるべく会が始まる前に回収し、お店への支払いも済ませておくと安心。その時間も考えたうえで予約時間なども決定しましょう。
また、お釣りが出ない金額を準備してもらうよう告知するのがポイント。しかし、中には準備をしてこない人もいるため、いくらかお釣りを準備しておくといいでしょう。

⑥役割分担

司会や余興などのプランが決まったら、それぞれの役割を決めて協力の依頼をしましょう。
ポイントは、それぞれにどのくらいの時間を使う予定なのかを事前に伝えることです。

⑦告知

日程や会場詳細が決まったら、確定版の案内を告知しましょう。
いつまでに参加不参加の返信が欲しいか伝えるのがおすすめです。また、会場の地図を添付し、駅からの道順なども記載すると親切ですね。

⑧参加者確認

参加不参加の返信をもらったら、リストにまとめておきましょう。
この時、席順を決めておくのもおすすめです。喫煙者を固めたり、年齢や役職が違う人同士が馴染めるようにするといいでしょう。当日の着席をスムーズにするためにも、先に座席表を配布しておくのもおすすめです。

⑨前日のリマインド

参加者に前日のリマインドをしましょう。当日忘れていたという人もいなくなりますし、忘年会の段取りをスムーズに進めることができます。

忘年会は事前準備から気を抜けない大仕事ですが、その分「楽しかった」「ありがとう」などの言葉をかけてもらえると、やりがいを感じるものです。
忘年会の幹事を任された方は、この機会をチャンスだと思って頑張ってくださいね。

忘年会当日に幹事がやるべきこと

忘年会の事前準備を行ったら、いよいよ当日を迎えます。せっかくの準備を無駄にしないためにも、油断は禁物。
幹事の当日の仕事は、進行しながら当初の時間配分通りに忘年会を進めていくことです。
ここから実際に当日の流れをご紹介します。

①出欠確認・座席案内

準備段階で作成した座席表を見ながら、出席者の人数を確認します。
座席表を見せながら案内するとスムーズです。このタイミングで、お店に冷めても大丈夫な料理の提供から始めてもらいましょう。

②会計

事前に会費を告知し、お釣りが出ない金額を準備してもらうといいです。
最後に会計をすると、酔っている人や途中で抜けた人から徴収し損ねる可能性がありますし、個別に催促するより「最初に会計します！」とアナウンスすれば気まずさも感じずに済みますね。
このタイミングでドリンクの注文を済ませ、すぐに宴会を開始できるように進めましょう。

幹事が会計で気を付けたいことはこちら
▶会社の飲み会で幹事になった！会計について気を付けたいことは？

③開会のあいさつ

簡単な挨拶で結構です。ざわついている会場内を一旦静かにさせて、忘年会がスタートする旨を伝えましょう。また、参加者全員のグラスの準備が整っているか、しっかり確認するのが大切です。
この時、これから始まる忘年会の盛り上がりを高めるためにも、明るく大きな声で話すよう心がけましょう。

④乾杯の音頭

まずは乾杯が基本です。事前に乾杯の音頭を担当する方が決まっている場合は、その方を紹介しましょう。

乾杯の音頭で失敗したくない人は、以下記事をご覧ください。
▶乾杯の挨拶で失敗しないコツ！マナーやユーモアの入れ方やシーン別の例文も紹介

⑤追加注文

周りの人のドリンク残量が少なければ、適宜追加注文しましょう。
この時、気を回しすぎて声を執拗にかけないのが大切です。自分のペースでゆっくり飲みたい人もいますし、何を頼むかメニューを見てじっくり決めたい人もいます。

⑥余興

料理やお酒を楽しみ、場が和んできた頃を見計らって余興を始めましょう。
スムーズに始められなければグダグダしてしまう可能性があるため、事前に趣味レーションや準備を抜かりなく行うといいです。

⑦締めのあいさつ

飲み放題であればラストオーダーが終わり、退店時間の20～15分前くらいには締めの挨拶を始めましょう。
締めの挨拶は、参加者の中で一番立場が上の人にお願いするのがおすすめです。

⑧二次会案内

忘年会に限らず宴会に付き物なのが「二次会」です。スムーズに参加者が二次会に移れるよう、案内をしましょう。
二次会でも幹事の手腕が発揮されます。事前準備を抜かりなく行うのが大切です。

忘年会の二次会に関する記事はこちら
▶忘年会の二次会におすすめの場所は？当日の流れやお店選びのポイントを解説

トラブル別対処法

忘年会は人数も多く集まりますし、トラブルは付き物です。ここで大切なのは、トラブルが起こってしまった時いかに冷静に対処できるか。
ここからは、よくあるトラブル別対処法をご紹介します。

ドタキャンがあった

一番の課題がドタキャンです。お店への連絡はもちろん、当日であればキャンセル料がかかってしまいます。事前に不参加の可能性を連絡されているのであれば対処できますが、それもできません。
ドタキャンはまず、防止することが大切です。忘年会の案内時に「キャンセルの連絡は○○日まで」と記載するのもいいでしょう。また、普段からドタキャンをする人がいないかどうかも確認しておきましょう。

盛り上がらない

親しい間柄の忘年会であれば自然と盛り上がるのですが、会社の飲み会など年齢もバラバラで、イマイチ盛り上がらないということはよくあります。
また、一部のメンバーだけで盛り上がったり、ほとんど会話をしない人がいるような状況になると、二次会の参加人数も減ってしまう可能性が高くなります。
そしてこんな状況になると、幹事の責任にされがちなのも辛いですよね。このような事態にならない為にも、事前準備をしっかりしておきましょう。

まずは参加者の中で盛り上げ役になってくれる人を探し、余興に協力してもらえるように事前に依頼しておきましょう。
特に余興が決まっていない場合は、参加者にまつわるクイズがおすすめ。また、余興のゲームはチーム戦にすると親睦を深めることができます。この時、役職や年齢がバラバラのメンバーでチーム編成をするのがおすすめです。

収支が合わない

大人数の宴会でよく起こるのが、収支が合わないという現象です。
集金額が支払い額を超える分にはお釣りとして返金すればいいのですが、逆に足りない場合が問題。支払っていない人を探すと、まるで犯人捜しのようになってしまいますし、かといって幹事の自分が負担するのも不満です。

この現象を防ぐには、事前に会費の広報を行っておく・お釣りがでない額の支払いを頼むようにしましょう。また、会費を払った人からリストにチェックを入れておくのも有効です。

忘年会は事前準備から当日の進行まで気を抜けない大仕事ですが、その分「楽しかった」「ありがとう」などの言葉をかけてもらえると、やりがいを感じるものです。
忘年会の幹事を任された方は、この機会をチャンスだと思って頑張ってくださいね。

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