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コラム

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2019.11.17

忘年会を成功させる!幹事が気を付けるべきポイントを紹介【当日編】

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今年も残すところわずか。そろそろ忘年会の話題があがり、日程調整などを進めていることかと思います。前回は忘年会の幹事を任された方へ、忘年会幹事を成功させるための事前準備のポイントをご紹介しました。
そこで今回は、忘年会幹事を成功させるための当日の進行ポイントをご紹介します。

準備編を読んでいない方はコチラ↓
忘年会を成功させる!幹事が気を付けるべきポイントを紹介【準備編】

幹事を任される=チャンス

忘年会や新年会、歓送迎会などの飲み会や宴会を企画して取りまとめる人を、幹事と言います。全体をまとめる力が必要なため、企画力・柔軟性・計画性を持って行動できる人が適任です。
幹事を任されるということは、その人のポテンシャルを認めており、今後の成長に期待されていると受け取れます。
つまり、幹事は面倒なことを押し付けられたと捉えるか、期待に応えるチャンスと捉えるかで評価が大きく変わります。「幹事=チャンス」だと思って取り組みましょう。

忘年会幹事の役割

忘年会幹事の力によって、成功を左右するといっても過言ではありません。
しかしプレッシャーを感じる必要はありません。やることを順序立てて整理し、ポイントを押さえておけば大丈夫です。

忘年会当日に幹事がやるべきこと

忘年会の事前準備を行ったら、いよいよ当日を迎えます。せっかくの準備を無駄にしないためにも、油断は禁物。
幹事の当日の仕事は、進行しながら当初の時間配分通りに忘年会を進めていくことです。
ここから実際に当日の流れをご紹介します。

①出欠確認・座席案内

準備段階で作成した座席表を見ながら、出席者の人数を確認します。
座席表を見せながら案内するとスムーズです。このタイミングで、お店に冷めても大丈夫な料理の提供から始めてもらいましょう。

②会計

事前に会費を告知し、お釣りが出ない金額を準備してもらうといいです。
最後に会計をすると、酔っている人や途中で抜けた人から徴収し損ねる可能性がありますし、個別に催促するより「最初に会計します!」とアナウンスすれば気まずさも感じずに済みますね。
このタイミングでドリンクの注文を済ませ、すぐに宴会を開始できるように進めましょう。

③開会のあいさつ

簡単な挨拶で結構です。ざわついている会場内を一旦静かにさせて、忘年会がスタートする旨を伝えましょう。また、参加者全員のグラスの準備が整っているか、しっかり確認するのが大切です。
この時、これから始まる忘年会の盛り上がりを高めるためにも、明るく大きな声で話すよう心がけましょう。

④乾杯の音頭

まずは乾杯が基本です。事前に乾杯の音頭を担当する方が決まっている場合は、その方を紹介しましょう。

⑤追加注文

周りの人のドリンク残量が少なければ、適宜追加注文しましょう。
この時、気を回しすぎて声を執拗にかけないのが大切です。自分のペースでゆっくり飲みたい人もいますし、何を頼むかメニューを見てじっくり決めたい人もいます。

⑥余興

料理やお酒を楽しみ、場が和んできた頃を見計らって余興を始めましょう。
スムーズに始められなければグダグダしてしまう可能性があるため、事前に趣味レーションや準備を抜かりなく行うといいです。

⑦締めのあいさつ

飲み放題であればラストオーダーが終わり、退店時間の20~15分前くらいには締めの挨拶を始めましょう。
締めの挨拶は、参加者の中で一番立場が上の人にお願いするのがおすすめです。

⑧二次会案内

忘年会に限らず宴会に付き物なのが「二次会」です。スムーズに参加者が二次会に移れるよう、案内をしましょう。
二次会でも幹事の手腕が発揮されます。事前準備を抜かりなく行うのが大切です。

忘年会の二次会に関する記事はコチラ↓
デキる幹事は二次会を制す!忘年会の二次会を成功させる方法とは?
※内部リンク

トラブル別対処法

忘年会は人数も多く集まりますし、トラブルは付き物です。ここで大切なのは、トラブルが起こってしまった時いかに冷静に対処できるか。
ここからは、よくあるトラブル別対処法をご紹介します。

ドタキャンがあった

一番の課題がドタキャンです。お店への連絡はもちろん、当日であればキャンセル料がかかってしまいます。事前に不参加の可能性を連絡されているのであれば対処できますが、それもできません。
ドタキャンはまず、防止することが大切です。忘年会の案内時に「キャンセルの連絡は○○日まで」と記載するのもいいでしょう。また、普段からドタキャンをする人がいないかどうかも確認しておきましょう。

盛り上がらない

親しい間柄の忘年会であれば自然と盛り上がるのですが、会社の飲み会など年齢もバラバラで、イマイチ盛り上がらないということはよくあります。
また、一部のメンバーだけで盛り上がったり、ほとんど会話をしない人がいるような状況になると、二次会の参加人数も減ってしまう可能性が高くなります。
そしてこんな状況になると、幹事の責任にされがちなのも辛いですよね。このような事態にならない為にも、事前準備をしっかりしておきましょう。

まずは参加者の中で盛り上げ役になってくれる人を探し、余興に協力してもらえるように事前に依頼しておきましょう。
特に余興が決まっていない場合は、参加者にまつわるクイズがおすすめ。また、余興のゲームはチーム戦にすると親睦を深めることができます。この時、役職や年齢がバラバラのメンバーでチーム編成をするのがおすすめです。

収支が合わない

大人数の宴会でよく起こるのが、収支が合わないという現象です。
集金額が支払い額を超える分にはお釣りとして返金すればいいのですが、逆に足りない場合が問題。支払っていない人を探すと、まるで犯人捜しのようになってしまいますし、かといって幹事の自分が負担するのも不満です。

この現象を防ぐには、事前に会費の広報を行っておく・お釣りがでない額の支払いを頼むようにしましょう。また、会費を払った人からリストにチェックを入れておくのも有効です。

忘年会は事前準備から当日の進行まで気を抜けない大仕事ですが、その分「楽しかった」「ありがとう」などの言葉をかけてもらえると、やりがいを感じるものです。
忘年会の幹事を任された方は、この機会をチャンスだと思って頑張ってくださいね。

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忘年会の幹事を任されたらぜひ、「鳥メロ」をご検討ください。
スタッフ一同、心よりお待ちしております。

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